Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Match Kompas is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die via de website en voor de dienstverlening worden verwerkt, behalve waar Match Kompas in opdracht van een club persoonsgegevens verwerkt (zie paragraaf 9).

2. Van wie verwerken we gegevens?

• Trainers/individuen die zich aanmelden, contact opnemen of deelnemen aan matching/bemiddeling.
• Clubs/verenigingen en hun contactpersonen (bijv. bestuur, commissieleden) die zich aanmelden, contact opnemen of deelnemen aan matching, pilots of clubscreening.
• Andere personen die betrokken zijn bij een opdracht (bijv. geinterviewden) voor zover nodig.

3. Welke gegevens verwerken we?

We verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor het doel. Dit kan gaan om:

• Contactgegevens: naam, e-mail, telefoonnummer, (rol/functie) en de naam van de club/organisatie.
• Account-/profielgegevens (als je die aanlevert): ervaring, beschikbaarheid, voorkeuren, opleidingen, certificaten en een CV.
• Match-/opdrachtgegevens: vraagstukken, wensen, notities, afspraken en (samenvattingen van) gesprekken.
• Communicatie: e-mails/berichten en bijlagen die je meestuurt.
• Website/technische gegevens: IP-adres, apparaat-/browsergegevens, alleen voor zover cookies/analytics worden gebruikt (zie paragraaf 8).

We vragen je om geen kopieen van identiteitsbewijzen of bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens) te sturen, tenzij we dat uitdrukkelijk nodig hebben en vooraf hebben afgesproken.

Voor clubscreenings vragen we in principe geen ledenlijsten. We werken bij voorkeur met contactgegevens van bestuur/commissieleden en informatie op proces/organisatie-niveau.

4. Waarvoor gebruiken we de gegevens?

• Contact en service: vragen beantwoorden, afspraken maken en communicatie over onze dienstverlening.
• Matching/bemiddeling: tot stand brengen van een passende match tussen trainer en club, of tussen club en passende ondersteuning.
• Pilot/clubscreening (als van toepassing): analyse, interviews, rapportage en advies in het kader van een opdracht/pilot.
• Beheer en verbetering: bedrijfsvoering, kwaliteitsverbetering en (basis)beveiliging van systemen.
• Wettelijke verplichtingen: als die op ons van toepassing zijn (bijv. administratie/geschillenafhandeling).

5. Op basis van welke grondslagen?

We verwerken persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende grondslagen:

• Toestemming (bijv. voor het delen van een CV/profiel met een club).
• Uitvoering van een overeenkomst of het nemen van stappen op verzoek (bijv. intake, pilot, opdracht).
• Gerechtvaardigd belang (bijv. bedrijfsvoering, verbetering en beveiliging), waarbij we de belangen afwegen.
• Wettelijke verplichting (als die van toepassing is).

6. Delen van gegevens (wie krijgt wat?)

We delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor het doel.

• Met clubs/verenigingen: CV's/profielen van trainers delen we alleen nadat de trainer daarvoor toestemming heeft gegeven.
• Met trainers: relevante contact-/vacatureinformatie van clubs delen we om een match mogelijk te maken.
• Met leveranciers: denk aan hosting, e-mail of office tooling. We maken passende afspraken (waaronder, indien nodig, een verwerkersovereenkomst).
• Met derden/autoriteiten: alleen als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Clubs die een CV/profiel ontvangen, zijn doorgaans zelf (mede) verwerkingsverantwoordelijke voor wat zij daarna met die gegevens doen. We adviseren clubs om gegevens vertrouwelijk te behandelen en niet langer te bewaren dan nodig.

7. Bewaartermijnen

• CV's en match-profielen van trainers: maximaal 2 jaar, tenzij je eerder om verwijdering vraagt of we wettelijk langer moeten bewaren.
• Contact- en communicatiegegevens: zo lang als nodig is voor het doel, of totdat je om verwijdering vraagt, tenzij er een wettelijke bewaarplicht geldt.
• Pilot/clubscreening-dossiers: in principe verwijderen/anonimiseren we binnen 6 maanden na afronding van de pilot/opdracht, tenzij anders afgesproken of nodig voor geschillenafhandeling.

8. Cookies en analytics

We weten op dit moment nog niet welke cookies/analytics definitief worden ingezet. Zodra dit duidelijk is, vullen we deze paragraaf aan met: (i) welke cookies, (ii) waarvoor, (iii) bewaartermijnen en (iv) hoe je voorkeuren kunt aanpassen.

Als we niet-essentiele cookies gebruiken, vragen we hiervoor toestemming via een cookiebanner.

9. Verwerking in opdracht van clubs (verwerkersrol)

Als Match Kompas in opdracht van een club persoonsgegevens verwerkt (bijv. bij een clubscreening waarbij de club gegevens aanlevert of toegang geeft), dan is de club meestal verwerkingsverantwoordelijke en is Match Kompas verwerker. In dat geval maken we een verwerkersovereenkomst (of gebruiken we een addendum) waarin afspraken staan over beveiliging, datalekken, bewaartermijnen en subverwerkers.

10. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen en beperken toegang tot personen die dit nodig hebben voor de uitvoering van de dienstverlening.

11. Jouw rechten

Je hebt (voor zover van toepassing) recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar.

Als verwerking is gebaseerd op toestemming, kun je die toestemming altijd intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor eerdere verwerkingen.

Je kunt een verzoek indienen via info@matchkompas.nl. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De nieuwste versie staat op de website met de versiedatum.